Vi trivs inte alltid bäst i öppna kontorslandskap

Världens första laboratorium för att undersöka hur kontorsanställda arbetar i öppna landskap har inrättats i Åbo i sydvästra Finland.

”Vi jämför bra och dåliga kontorsutrymmen och vill visa att det lönar sig att satsa på kvalitet, som går att mäta i ökad produktivitet”, säger forskningsledaren, docent Valtteri Hongisto från Arbetshälsoinstitutet.

Det finns inte mycket forskning kring öppna kontorslandskap och vilka faktorer som påverkar de anställdas trivsel och arbetskapacitet. Akustik, temperatur, luftkvalitet, inredning och hela inomhusmiljön har en minst lika stor inverkan som hur arbetet organiseras.

Genom att testa olika material i väggar, golv och tak och experimentera med ljudmiljöer på försökspersoner som testas försöker forskarna få fram ny kunskap om hur folk reagerar i olika situationer. Under några timmar ska försökspersonerna genomgå olika psykologiska prestationstest där hjärnans informationshanteringsförmåga mäts i situationer som motsvarar olika slag av kontorsarbete.

Forskarna har en klar mission, att skapa goda förebilder som arkitekter kan kopiera när de planerar nya miljöer.

Arkitekter visuella

De tekniska lösningarna finns redan, nu handlar det om att ta fram metoder och förebilder för att planera bättre kontor. Hongisto, som själv doktorerat på akustik, pekar på ljudmiljöns betydelse och hur folk reagerar olika på ljud. Inredningsarkitekter har sällan kompetens i akustik utan koncentrerar sig på det visuella.

”Det vanligaste problemet är oljud som gör att folk inte kan koncentrera sig, eller är utrymmet inte tillräckligt privat för att man ska kunna tala.”

Om akustiken är dålig kan man urskilja ett vanligt samtal på tjugo meters håll. Många sitter i videokonferens dagarna igenom vid datorn och då kan livet bli outhärdligt för bordsgrannen medan den som talar känner att saker som sägs i förtroende lätt blir offentliga.

Dragiga eller heta utrymmen är ett annat stort hinder för trivsel.

Olika arbetsmoment

I grunden handlar många av problemen också om att folk och arbetsteam gör olika moment som ibland kräver tystnad och koncentration, vid andra tillfällen öppen diskussion.

I Finland har dataföretaget Microsoft kommit långt med att inreda sitt huvudkontor med flexibla lösningar, som medger att folk under dagens lopp kan välja det utrymme som passar arbetsuppgiften bäst. Utrymmen för flera funktioner blir allt vanligare i den offentliga förvaltningen och har enligt Hongisto kommit för att stanna.

”Jämlikhet är viktigt och därför är mobilitet bra.”

Om någon får ett eget rum ska alla vara medvetna om varför, annars uppstår avundsjuka och en känsla av hierarkisk ordning.

Chefen utan plats

Microsofts Finlandschef Ari Rahkonen har jobbat länge utan eget arbetsrum, men nu har han inte ens en egen arbetsstation. När det nya kontoret i Esbo stod klart fick han ett låsbart skåp där bara en låda med personliga tillhörigheter ryms in.

”När jag går för att hämta en kopp kaffe kan det hända att platsen är upptagen när jag kommer tillbaks”, säger han.

Svensk forskning visar att den som jobbar i öppna kontorslandskap oftare är sjukskriven än den som kan dra sig tillbaka vid behov. Stress, hälsa, arbetstrivsel, produktivitet och viljan att fortsätta jobba när pensionsåren närmar sig alla kopplat till arbetsmiljön.

Vid Microsoft har utrymmen inretts efter de behov som folk har för stunden. Om anställda behöver lugn och ro för att koncentrera sig på ett projekt är ”biblioteket” rätt plats. Där ska mobiltelefonen vara avstängd och samtal föras någon annanstans.

I utrymmet ”beach” spelar musiken, säckstolarna bjuder in till slappa stunder och solen skiner in över havet. Här skapas rätt stämning för grupparbete och idékläckning.

”Bistro” återskapar stadens cafékultur. Det är stället där överraskande möten äger rum och nya kombinationer föds över kaffe eller mat. Andra utrymmen har namn som ”inspiration”, ”natur”, ”hem” eller ”fred”, vart och ett med egna regler för umgänge.

”Jag har befriat mitt eget arbete från tidens och platsens bojor”, säger Rahkonen.

Sociala medier

För Microsoft är den nya arbetsmiljön att öka produktiviteten ytterligare genom sociala element som gör att personer med olika idéer och bakgrund ”kolliderar”. Företaget vill ta steget från arbetsplats till mötesplats. Sociala medier och digitala forum utgör ett viktigt element där statusuppdateringar och kommentarfunktioner ersätter traditionell projektrapportering. Även om diskussionerna är hemliga för utomstående ska öppenhet råda inom organisationen där virtuell närvaro är lika viktig som fysisk.

Personalenkäter visar att experimentet går mot rätt håll. En överväldigande majoritet är nöjd med ombyggnaden och trivs med ökad valfrihet. Förbättringen är markant. Enkäten son gjordes i anslutning till Best Place to Work-tävlingen visade att andelen nöjda har ökat från 75 till 92 procent och en större andel väljer att komma till kontoret i stället för att arbeta hemifrån.

Jari Hakanen, forskare vid Arbetshälsoinstitutet i Helsingfors, säger att arbetsuppgifter som suger med sig de anställda utan att förvandla dem till arbetets slavar påverkar såväl produktivitet som välfärd, hälsa och arbetsglädje positivt.

”Den välfärden kan direkt omvandlas till ökade intäkter.”

Det handlar inte om att ha råd. När arbetsgivaren stöter på motgångar och tvinga göra drastiska förändringar – skära ner och säga upp – har faktorer som påverkar arbetsglädjen allra störs effekt, påpekar han.

Vill sälja tjänster

För Microsoft utgör ombygget av det gamla kontoret också ett sätt att visa kunderna hur nya arbetsverktyg kan tas i bruk och förändra sättet att jobba. Med den nya tekniken där programvara, databaser och kommunikationsredskap inte är bundna till en fysisk plats utan finns i det digitala molnet har möjligheterna att jobba oberoende av tid och plats blivit oändliga. De digitala nomaderna i världen blir allt fler och därför behövs lösningar som är flexibla in i minsta detalj.