Fokus på närvaro sänkte sjukfrånvaron med 40 procent i Songdalen i Norge

– När man fokuserar på närvaro istället för sjukfrånvaro ger man de anställda själva möjligheter att förstärka det som skapar närvaro. De är med och finner lösningar, säger forskare Trond Stalsberg Mydland vid Agderforskning, som varit följeforskare under de fyra år som projektet pågått.

Songdalen kommun ligger i Vest-Agders fylke i södra Norge och har en befolkning på cirka 6 400 invånare.  2012 startade projektet ”Verdiprosjektet – Økt nærvær” vid tre förskolor och en hemtjänstverksamhet. Två år senare utökades projektet till fem förskolor. Initiativet togs av Kommunernes Sentralforbund, KS, och har genomförts tillsammans med Songdalen och Arendals kommun. Projektet är också en del av det mera omfattande utvecklingsprogrammet ”Sammen om en bedre kommune”, som initierats av Kommunal- och moderniseringsdepartementet och som har haft fokus på att ta tag i de utmaningar som handlar om sjukfrånvaro, kompetens och rekrytering, heltidskultur och omdöme. Totalt har 104 kommuner varit med och drivit egna, lokala program inom ett eller flera av de formulerade satsningsområdena. ”Sammen om en bedre kommune” bygger på ett samarbete mellan arbetsmarknadens parter, staten och forskningen.

Framgångsfaktorer för bättre arbetshälsa

Nyligen publicerade forskningsstiftelsen FAFO en slutrapport från det fyraåriga utvecklingsarbetet, där de bland annat summerar resultat från de olika temaområdena. Den visar att 85 procent av kommunerna som arbetat med antingen sjukfrånvaro eller närvaro hade färre sjukskrivna. De betonar betydelsen av att minska sjukskrivningarna av flera skäl. Dels finns pengar att spara för kommunerna, men vinsten handlar också om kontinuitet och bättre service till medborgarna. Viktigt är också att lägre frånvaro påverkar arbetsmiljö och trivsel positivt. Och som tidigare forskning visar: när anställda är nöjda med kvaliteten på de tjänster de utför betyder det något för möjligheten att vara långtidsfrisk.

De som intervjuats i de olika kommunerna nämner en rad framgångsfaktorer som avgörande för att minska sjukskrivningar – förankring, partssamarbete, organisering och projektledning, kunskap och kunskapsdelning, system och rutiner, ledning, kultur och involvering av anställda. I slutrapporten betonas också betydelsen av att analysera de lokala förhållandenas förhållande betydelse för sjukfrånvaron innan man sätter igång med åtgärder. Det finns inte en allmängiltig förklaring eller en lösning för att komma till rätta med problemen. Det handlar bland annat om kulturer och hållningar, om kompetensutveckling och om ledarnas roll.

”Kompetenshöjning av både ledare och anställda och inte minst uppmärksamhet från kommunens toppledarnivå, gärna också politikerna, kan tillsammans ändra en organisationskultur”, summer FAFO i slutrapporten.

En annan erfarenhet från de kommuner som arbetat med sjukfrånvaro och närvaro är att synen på sjukfrånvaro ändras. ”Man har gått från att bara de på de sjukanmäldas rättigheter till att också de på deras plikter i förhållande till arbetet.” Sjukfrånvaron blir inte längre bara något som angår den sjuke och hans eller hennes läkare utan också arbetsgivare, kolleger och brukare.

Förändring från botten till toppen

I stället för att se på vad som orsakar sjukskrivningar, valde alltså Songdal att arbeta med att förstå vad som skapar närvaro på en arbetsplats och efter fyra år kan de konstatera att sjukfrånvaron minskat med 40 procent. Genom hälsofrämjande insatser, ledarutveckling, bland annat genom coachning, och kompetensutveckling för de anställda har arbetsmiljön förbättrats och sjukfrånvaron minskat. Trond Stalsberg Mydland har flera förklaringar till det framgångsrika resultatet, men vill särskilt betona att utvecklingen skedde från botten till toppen, det vill säga grunden för arbetet fanns hos medarbetarna ute i verksamheterna.

– När anställda får möjlighet att påverka arbetsmiljön ser de orsaker, lösningar, hållningar och de lär om sin egen betydelse i arbetet. De kan något om sitt jobb, sin egen hälsostatus och ofta känner de till sina kollegers situation. De vet också hur de kan hjälpa varandra och vad som är bra lösningar både för den enskilde och för arbetsplatsen när någon är sjuk. De ser också att det finns både styrka och svagheter att vara i jobb när man är sjuk, säger han.

Tar tid och kräver mod

En annan framgångsfaktor är att det har funnits stöd hos ledningen och ett gott samarbete mellan fackligt förtroendevalda, politisk ledning och verksamhetsledning. Trepartssamarbete är själva nyckeln till framgång, enligt Trond Stalsberg Mydland.

– Det blir ett sätt att närma sig problemet tillsammans, säger han.

För erfarenheten visar att det inte är en ”quick fix” att skapa närvaro och minska sjukfrånvaron. Det tar tid och det kräver mod. Arbetsgivarna investerar förebyggande istället för att ta konsekvenserna av sjukfrånvaron. Och det krävs att man satsar, även om det i det här fallet kanske inte var mer än en arbetsvecka per anställd och år. Det viktiga är att skapa tid för reflektion kring arbetet.­

– Det finns inte utrymme att tänka runt arbetet i det vardagliga, det kräver ett ”eget rum” så att inte förbättringen av arbetsmiljön blir en fråga om att ha tid. Men får man det och ledningen är med så når man resultat efter några år, säger han.

I och med att utvecklingsarbetet tar utgångspunkt i medarbetarnas eget engagemang och egna förslag till förbättringar bedömer Trond Stalsberg Mydland att det blir mera hållbart om än det hade drivits uppifrån. Kunskapen som växer fram tillhör alla och försvinner inte med ett chefsbyte. Ett starkt deltagande är också ett sätt att undvika press på den som är sjuk. Ibland är en sjukskrivning ett strikt förhållande mellan läkare och patient, andra gånger påverkas sjukskrivningarna av en mängd och inte alltid så klara orsaker och det är i de fallen som Songdal kommun har velat skapa det Trond Stalsberg Mydland beskriver som ett möjligheternas rum, ett sätt att finna lösningar på arbetsrelaterad ohälsa som gynnar både den enskilde och arbetsplatsen.

– Detta är en kunskap relevant för oss alla – hur kan man finna sätt att hantera arbete och hälsa, så det blir mest effektivt för mig, kollegerna och arbetsplatsen, säger Trond Stalsberg Mydland.

Se alla artiklarna i tema