Att arbeta närmare patienterna utvecklade personalens arbetsmiljö

Annika Carlson, Majbritt Telander Dahlström och Birgitta Finsberg kliver in i entrén till Folkets hus i Stockholm. Det är en kulen novemberdag och för dagen har de lämnat sina arbeten på kirurgavdelning 6 vid Centralsjukhuset i Karlstad. De är här för att berätta om sin arbetsmetod ”Patient närmre vård”, som gett nöjdare patienter och så nöjda medarbetare att avdelningen har mindre än två procents sjukskrivningar under året.

Det har hunnit gå fjorton dagar sedan de vann Suntarbetslivs stora arbetsmiljöpris på konferensen ”Gilla Jobbet”. ”Suntarbetsliv – parter för prevention” är en organisation, där fackföreningar och arbetsgivare samverkar för att arbeta med förebyggande arbetsmiljö. Varje år delar de ut Suntarbetslivspriset till en arbetsplats som visat prov på ”ett imponerande arbetsmiljöarbete”.  Motiveringen till årets pris löd: ”Med en stark, gemensam värdegrund och tydlig förening av praktiska lösningar och individuella behov har kirurgavdelning 6 på Centralsjukhuset vid Landstinget i Värmland genom samverkan skapat imponerande resultat och förutsättningar för en långsiktigt hållbar arbetsplats.”

- Vi är jätteglada över priset. Det är en bekräftelse på att vi är en bra arbetsplats, att vi har bra team och att vi har ett bra ledarskap, säger Birgitta Finsberg som är sjuksköterska och som har arbetat på kirurgavdelning 6 sedan slutet av 90-talet.

En frustrerad längtan efter patienterna

Det började med ett tandläkarbesök 1999. Sjuksköterskan Marianne Inde, dåvarande avdelningschef på kirurgavdelning 6, satt i väntrummet och bläddrade i en forskningsrapport som berättade om ett patientnära arbete vid sjukhuset i Detroit. Det väckte hennes nyfikenhet. Hon visste att många sjuksköterskor ofta gav uttryck för en vilja att arbeta närmare patienterna. Marianne Inde for till Detroit och undersökte deras sätt att arbeta och satte sedan igång arbetet med att göra avdelning 6 ”patientnärmre”. På den tiden dominerades arbetet av administration. På avdelningsexpeditionen kunde det till exempel ringa upp till 100 samtal på en dag och miljön var stressig och rörig. Rollfördelningen mellan sjuksköterskor och undersköterskor var skarpa och det var noga med vem som gjorde vad. Resultatet var att många sjuksköterskor kände att de aldrig kom ut till patienterna. I dag, femton år senare, ser arbetet helt annorlunda ut.

- De som utbildar sig vill jobba med patienterna. Det är själva drivkraften och om man inte gör det mår man dåligt. Vårt sätt att arbeta innebär att vi ger förutsättningar att man hela tiden är nära patienten, säger avdelningschef Annika Carlson som också har en magisterexamen i omvårdnad. 

Arbetet med att komma närmare patienten började med att minska administrationen och första steget var att omvandla expeditionen till en reception. Majbritt Telander Dahlström, undersköterska, fick uppdrag att bemanna den. Hon kan vittna om det motstånd som kan finnas inför en omorganisation och vad den oro som ändrade rollfördelningar mellan sjuksköterskor och undersköterskor kan innebära.

 - Jag minns när vi började med receptionen. Jag kände mig utpekad i min grupp. Som om jag hade roffat åt mig en ny tjänst. Det var inte då så vanligt att göra något annat som undersköterska. Men jag fick gå dubbelt med sjuksköterskorna i fjorton dagar och fick insyn i deras jobb. Jag har fått utvecklats väldigt mycket i det nya sättet att jobba, säger Majbritt Telander Dahlström som är undersköterska på kirurgavdelning 6 och som arbetat på avdelningen från 1997.

Nya roller för medarbetarna

Idag är receptionen hjärtat i den administrativa verksamheten och bemannad dygnet runt. Alla samtal går dit och slussas vid behov vidare till ansvarig sjuksköterska. Därifrån organiseras också hela patientflödet – vem är mest i behov av rond, vem ska skrivas ut och vilka behandlingar ska patienterna slussas vidare till under dagen? Samtidigt organiserades sjuksköterskor och undersköterskor in i gemensamma vårdteam och en liten öppen arbetsstation per team skapades i närheten av patientrummen. Det var inte bara enkelt – flera sjuksköterskor var rädda för att förlora prestige om de gjorde mer av undersköterskornas jobb. 

- Förr talade man om arbetet, som att man jobbade ”inne” eller ”ute”, det vill säga med administration eller hos patienterna. Det finns inte idag. Sjuksköterska är man varje dag, liksom undersköterska. Man jobbar i det man är, oavsett arbetsuppgifter och det handlar om att ta det man gör på allvar, säger Birgitta Finsberg. 

- Idag är patienterna sjukare och behöver sjuksköterskorna nära. Vi har fört bort administrationen från sköterskorna och de är närmare patienterna. Förr kunde det vara fint att hålla på med papper och mindre fint att vara där ”ute”, men ända från Florence tid har ju sjuksköterskearbetet gått ut på att vara nära patienterna, säger Annika Carlson. 

För att skapa hållbara förändringar har också mycket energi lagts på att utveckla de mjuka delarna i verksamheten. Det har skapats många rutiner för samtal på avdelningen, till exempel börjar varje dag med ett morgonmöte där alla samlas under ledning av avdelningschefen. Där gås igenom vad som ska hända under dagen och när. Där bestäms också när på eftermiddagen alla ska samlas för återspegling – ett möte där man går igenom hur dagen sett ut, vad som varit bra och vad som varit mindre bra. Hur har till exempel de tre teamens arbetsbelastning sett ut? Och vad ska man förbättra dagen efter? 

Inte fasta rutiner utan fasta strukturer

- Varje dag struktureras på sitt eget sätt efter behov. För att kunna vara flexibla har vi inte fasta rutiner, utan fasta strukturer, säger Birgitta Finsberg. 

Var tredje vecka finns också tid avsatt till gemensam reflektion. Genom alla möjligheter till samtal, hinner aldrig ”surdegarna” att samlas på hög, berättar de. 

Man har också arbetat för att skapa ett tillåtande klimat. Inom sjukvården finns en stor rädsla för att göra fel, vilket i sig kan öka risken för fel. Ett stödjande klimat är viktigt, inte minst för de som kommer nya, som också har stödsamtal var tredje vecka under de tre första månaderna. Det här är en akutavdelning, det är stressigt och får man inte stöd blir stressen och osäkerheten lätt ett arbetsmiljöproblem. 

- Vi har pratat mycket om oron för att göra fel och jobbat för att få bort den rädslan. Går något fel ska man veta att det kommer någon och tar vid, säger Birgitta Finsberg.

- Vi har arbetat med begreppet ”good enough” och stresshantering. Gruppen ställer upp och månar om varandra. Vi har sett att de nya som kommer är nöjda, också med det stöd de får i receptionen, berättar Annika Carlson.

Sjukskrivningarna är låga, under 2 procent, och avdelningen har också nyligen blivit hälsocertifierade av det egna landstinget. Det innebär rätt till en timmes träning på arbetstid i veckan och ett träningskort. Det kan vara svårt på akutavdelning, men här får den som tränar utanför arbetstid lägga ett kvitto på tiden och så läggs motsvarande ledighet in i schemat. En annan hälsobefrämjande insats är arbetsrotation. Både sköterskor och undersköterskor får möjlighet att byta och att bredda sina arbetsuppgifter. 

Leda genom mätningar

Kommunikationen går som en röd tråd i hela verksamheten. Här arbetar man med tydliga mål och ständiga återkopplingar på hur det fungerat eller varför det inte har fungerat. Varje år inleds med en planeringskonferens där årets mål presenteras och där föregående års mål utvärderas. Målen bryts sedan ned till handgripliga planer som är verksamhetsnära och som alla känner till och omfattar. Alla är delaktiga och informerade om vad som ska göras, hur det ska göras och alla får återkoppling om hur målen uppnås. Organisationen är hela tiden i utveckling. Och genom patient- och medarbetarenkäter vet man hela tiden vart organisationen är på väg. 

- Återkoppling är A och O. Får man inte det, så rinner många planer ut i sanden. Det man vill införa eller förbättra måste ha ett slut och en början som alla känner till. Vi mäter mycket av det vi gör och jag använder mätningarna i mitt ledarskap – att kunna visa att förändringar ger resultat innebär att det blir lättare att motivera och driva igenom olika förbättringar, säger Annika Carlson. 

Ledarskapet spelar stor roll och ett närvarande ledarskap är en av hörnstenarna som krävs för att skapa en patientnärmre vård. Det har från början betytt att förmedla mål och värdegrund och att hålla fast vid det man beslutat och att återkoppla. Både Annika Carlson och Majbritt Telander Dahlström beskriver hur de ibland har känt sig som gnatiga häxor som tjatat för att hålla fast i det som beslutats. Det kräver uthållighet att ständigt följa upp, konstaterar Annika Carlson. 

- Det krävs också ledarskap på flera nivåer. Var och en måste leda sig själv. I receptionen måste till exempel ha mandat att besluta om sitt arbete, liksom också vårdteamen. Vill man vara med och påverka och driva utvecklingen krävs att man tar sitt ledarskap, säger hon. 

Annika Carlson har också valt att själv sätta ihop arbetsteamen varje dag. Hon känner sina medarbetare, vet vem som kanske har en tuff period eller är extra sliten och planerar grupperna och arbetsuppgifterna med tanke på det. Vissa perioder i livet finns inte kraft eller möjlighet att ge jobbet största prioritet och det måste finnas utrymme för det.

 - Vi möter människor i livskris och det kräver en hel del av medarbetarna. Därför måste det finnas trygghet i arbetet och en förståelse för att vi är alla ät olika starka i olika omgångar. Då får vi hållbara medarbetare, säger Annika Carlson.

Inte bara arbete utan också nöje

Tillbaka till Folket Hus vid Norra Bantorget i Stockholm. Tiden har i det närmaste flugit och en konferensarrangör skyndar på. Snart ska de vara på plats på podiet och föra sin berättelse vidare om hur god vård och god arbetsmiljö hör ihop. 

- Det är roligt med priset också för att det är ett kvitto på att vi inte har fel när vi tycker att vi är bra.  Det kanske också kan underlätta för att öka intresset för vårt sätt att arbeta på lasarettet.  Det är inte alltid lätt att nå fram hemmavid, säger Birgitta Finsberg.

Prissumman på 50 000 kronor kommer att användas till något bra för hela personalen. Att ha roligt både till vardag och fest är de duktiga på.